Funktionen E-Mail Archivierung
Allgemein
Der E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung Unternehmensinterner E-Mails ist ebenfalls gewährleistet. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.
Archivierung
Der E-Mail Archivierungsservice archiviert E-Mails revisionssicher auf seinen eigenen IT-Systemen. Archiviert werden E-Mails, die
- durch den Kunden an Dritte verschickt werden (ausgehende externe E-Mails)
- dem Kunden durch Dritte zugeschickt werden (eingehende externe E-Mails) und
- unternehmensinterne E-Mails (ein- und ausgehende interne E-Mails)
Zugriff
Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter E-Mails veranlassen. Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten wird einen speziellen Zugang einrichten, der den Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.B. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen.
Speicher
Das Volumen der Archivierung ist auf 100 MByte je Benutzer pro Monat begrenzt. Das Volumen wird über alle Benutzer eines Kunden des Partners gemittelt. Über das Inklusivvolumen hinaus gehende Datenvolumen werden gesondert berechnet.
Service Level
Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus. Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten. Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. PrimeExchange wird alles in seiner Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen. PrimeExchange stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.
POP3 / IMAP Postfach
Da die wenigsten Hoster Postfächer anbieten, für die man ein spezielles Relay für interne und ausgehende E-Mails konfigurieren kann, bieten wir in Kombination mit unserem E-Mail Archivierungsservice eigene POP3 / IMAP Postfächer an. Hierbei ist dann gewährleistet, dass auch tatsächliche alle ein- und ausgehende sowie interne E-Mails archiviert werden. Das Postfach hat eine Größe von 1GB und beinhaltet zusätzlich einen WebAccess.
Hier finden Sie die Übersicht E-Mail Archivierung.
Hier finden Sie die Vorteile der E-Mail Archivierung.