Warum E-Mail Archivierung?

Revisionssicherheit

Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 10, 15 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen. Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.

Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup/Restore

Alte bzw. nicht mehr benötigte E-Mails können bei erfolgter Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden. Somit steht wieder zusätzlicher Speicherplatz für neue E-Mails zur Verfügung. Sämtliche E-Mails können jederzeit über das Webinterface des Archivierungsservices eingesehen bzw. auf Wunsch erneut dem Postfach zugestellt werden. Ein versehentliches Löschen von E-Mails ist somit ausgeschlossen.

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